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《信息管理》实验指导书
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实验信息发布会筹备与实施

 

实验课程

实验项目名称

实验

总学时

适用专业

实验类别

(可多选、打√)

实验性质

(可多选、打√)

验证性/演示性

综合性

设计性

基础课

专业

基础课

专业课

信息管理

发布会筹备与实施

6

秘书学

 

 

 

一、实验目的

通过本实验,使学生初步掌握信息发布会的相关知识点,了解信息发布会所涉及的角色以及各角色所涉及的功能,熟悉信息发布会的相关流程、技巧和注意事项,并在此基础上理解信息发布的意义、优缺点以及进行信息发布改革的必要性。

二、实验原理

信息发布会是一种权威地有效地对外传递组织信息的重要方式。一些社会组织或公司经常采用召开信息发布会的形式来向公众、客户、媒体展示他们的最新产品或演示技术上的最新成果,或发布对企业意义重大、为公众所知、新闻媒体期待的信息。

发布会筹备与实施,既是会议组织过程,又是信息处理过程,是会议管理与信息工作的有机结合。每个参与实验的学生,既是发布人,又是记者,还是会议的组织者。在相互学习、交流、监督过程中,有利于提高会议与信息管理能力,锻炼组织协调和语言表达能力。

信息发布会的程序:以某个组织的名义筹备→邀请“媒体记者”→布置会场→正式角色扮演、发布→会后收集反馈信息→总结评估。

三、实验仪器及材料

(一)实验材料

提供给媒体的文件袋、文件资料,发布会现场使用的文书资料、名签牌、横幅等。

(二)实验仪器

麦克风,音响设备,桌,椅,台布,自动录播系统、多媒体幕布(或黑板)。

、实验结果及其要求

(一)实验结果

自行撰写的发布会策划书(含整个会议议程、时限要求和邀请函、欢迎词、新闻通稿、会场及座次布置图等)、答问提纲等文书。发布会的席位摆放。发布会的资料准备和现场其他道具安排。发布会现场气氛和答问时间掌控。记者邀请。成绩评定。实习小结。

(二)实验结果要求

1、信息发布会的主席台席位、席卡摆放正确。席卡(名签牌)需写明发言人姓名、职务,以方便记者提问、记录

2、相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障

3、信息发布会标题避免使用“新闻发布会”的字样。可以直接把发布会的名字定为“××××(年度)新产品信息发布会”或“××媒体沟通会”,并在主标题下以字体稍小的方式打出会议举办的时间、地点和主办单位等。如“海阔天空——五星电器收购青岛雅泰信息发布会”。

4、发布会人员角色分工明确、合理,答、问过程注意形象。在新闻发布会上,通常在发言人进行发言以后,有一个回答记者问的环节。可以充分通过双方的沟通,曾强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。在答记者问时,一般由一位主答人负责回答,必要时,如涉及到专业性强的问题,由他人辅助。对于记者的提问应该认真作答;对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止;对于涉及到组织秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉提问者,有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨。

无论是××发言人(主答人)、主持人、辅答人,还是“××媒体记者”,均代表各自“组织”的形象,都要形象得体、彬彬有礼,要有良好的体态语、幽默语和清晰明确的语言表达能力、倾听能力、应变能力和亲和力;问和答都要控制说话的节奏、音量、语调;主持人事前要充分了解组员个人情况,以便把现场问题、时间分配等掌控好,充分调控现场气氛; 

5、信息发布会的资料准备充分。提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,在信息发布会前发放给新闻媒体。袋内信息材料包括:会议议程;新闻通稿;演讲发言稿;发言人的背景资料介绍(应包括头衔、名片、主要经历、取得成就等);公司宣传册;产品说明资料;有关图片;纪念品;笔、本等。

6、上交的消息、策划书(含会议议程、邀请函)、答问提纲、欢迎词、问答记录、新闻通稿等8种文书,是信息发布会及其评分依据的重要组成部分。要求:①每一种文书上面的项目、信息齐全,格式规范;②无标点、文字和排版格式错误,大小标题醒目; 

7、新闻发布会对记者的邀请得当。邀请的时间一般以提前35天为宜,发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣。 

8、用1课时写消息报道本次活动的效果和意义,并修改、补充有关文书;用1课时分组交换批阅每人的消息、策划书(含会议议程、邀请函等)、答问提纲、欢迎词、问答记录、新闻通稿等8种文书,结合扮演者综合表现,打出3~5分(各占1/3),课程班长统计、登记,收齐文书上交,作为平时成绩之一。

、实验步骤

(一)会议筹备

1、教师讲解本次实践技能训练的目的意义、具体目标、要求和该实践技能的类型、作用、功能和发布会的操作技巧,以及典型案例运用的一般原则、使用方法及注意事项。

2、学生学习信息发布会相关知识,了解召开新闻发布会的流程,观摩信息发布会示范影像资料或教师现场示范;

3、组织受训者进行课堂分析,并就“假使我来做,该如何应用此技能”展开讨论。

4、学生以小组为单位,打乱自然班、宿舍、男女界限,重新组合,每4~5人1小组筹备和发布(主答人、主持人各1名,其余为辅答人,台下为“××媒体记者”); 

5、自行选择某个信息发布会实践,并围绕该事件发布的主题,收集相关背景资料,确定信息发布和问答内容;每个受训者提前写好并由教师检查发布会策划书(含整个会议议程、时限要求和邀请函、欢迎词、新闻通稿、会场及座次布置图等)、答问提纲等筹备文书。

(二)信息发布

1、提前布置会场,安排主席台及座次、职务姓名名签等,并自行检查,及时与老师沟通;

2、角色扮演与记录

(1)每2个小组组成1个大组轮流进行;1课时内轮换完成1个大组发布和问答;

(2)主持人要致欢迎词,主答人用新闻通稿发布信息;

(3)台下“记者”问,台上答,每次问、答要有时间限制,每人至少答问2个问题,问者和答者均要有问答记录;

(4)整个教学过程将由自动录播系统全部记录下来。

(三)反馈和再实践

1、反馈和评价。及时组织受训人员观看重放角色扮演实况录像或进行视频点播,指导教师和学员一起讨论、评议和分析,检查实践过程是否达到了自己所设定的目标,是否掌握了该项实践技能,指出有待改进的地方。

2、再实践。针对其中需改进的问题再实践或示范,或再次观摩示范录像,以利于受训者进一步改进、提高。

(四)收集反馈信息

1、针对信息发布会反馈会议的社会效果,着重从以下几个渠道收集信息发布会反馈信息:

(1)从公司的各个销售点、代理商、供应商、客户以及兄弟单位、关系单位等处了解反馈信息;

(2)通过目标媒体,收集有关推介会信息和同类产品情况;

(3)从来信、来访、来电的值班记录中了解推介会相关信息。

2、全面收集相关信息的方法

(1)多听、多记、多想、多跑,深入实际掌握第一手资料。

(2)要求准确、完整、及时、适用、适量、突出重点。

3、对信息进行加工的方法

对收集的信息进行综合分析研究,通过浓缩、提炼、补充等方法,形成有情况、有分析、有建议,并方便阅读和利用的高层次信息。

(五)会议文件立卷归档

1、做好会议文件收集整理工作

2、把会议过程中的一整套材料,及时分类,会议记录、纪要原件长期保存。

六、总结和评估

事后每人完成一篇不少于3000字的个人参与信息发布会实验的总结评估报告上交。

 

  

实验《信息简报》编发

实验课程

实验项目名称

实验

总学时

适用专业

实验类别

(可多选、打√)

实验性质

(可多选、打√)

验证性/演示性

综合性

设计性

基础课

专业

基础课

专业课

信息管理

信息简报

编发

6

秘书学

 

 

一、实验目的

通过本实验,使学生深入理解秘书信息工作的意义和作用,了解信息简报编辑加工的流程和方法,掌握收集、鉴别、筛选、加工、展示、传递信息的技能和要求,锻炼信息处理能力、沟通表达能力和组织协调能力。

二、实验原理

信息简报具有传递信息、沟通情况、答疑解惑、指导工作和学习的作用。“办信息”是秘书工作的一项基本技能。信息处理和信息管理能力,是区别本科文秘与专科文秘、高级秘书与初级秘书人才的一项重要特征。鼓励文秘专业举办信息简报,将信息收集、筛选、加工、写作、编辑、展示、发行于一体,有利于在实践中培养专业能力、综合素质和求真务实作风,为今后工作做好准备。

三、实验仪器及材料

(一)实验材料

A3纸,信息简报样式,新闻信息编发案例等电子版学习材料。

(二)实验仪器

摄像机,计算机,打印机,复印机,自动录播系统。

、实验结果及其要求

(一)实验结果

4人一组办1份A3纸、报名(总名称)为《文法学院信息简报》(第一期)的信息简报(属于报纸式,非单页式也非杂志式)并公开展览、评分。

(二)实验结果要求

1、打破自然班、宿舍、男女界限,自行组成4人一组,办1份适合文法学院师生阅读、分4个版面(4张A3纸,单面输出)的信息简报。要求主动帮带,积极参与,早准备、早动手。

2、简报内容。(1)必须刊载对文法三个专业、四个年级所有学生、教师、领导有启发、有帮助的信息,能起到传递信息、沟通情况、指导学习、解疑答惑的作用。(2)围绕教学、考研、考公、就业、生活等,编写在别的媒体难以见到的发生在身边的想法、做法、经验、教训、专业知识等实用信息.(3)以发刊词、贺信(以文法院长名义,祝贺文法学院信息简报成功创刊)、消息、小故事、小评论、图表数字信息等应用文体为主.(4)以自写为主,改写、转摘为辅.(5)内容丰富、文体规范。

3、简报版面设计。(1)4个版面要有不同的名称及其相对应的内容(如考研版、毕业版、教师版、公考版,或新生版、法学版、节庆版等).(2)板面设计合理,板式工整,层次分明,重点突出,装饰上避免喧宾夺主,无文字标点和排版错误;整个简报四个版面的风格、上下左右边距、标题、字体字号、行距要统一.(3)为便于打分,在每版统一位置,标注总编(组长)、版面编辑人、信息作者姓名(总编、编辑人、作者姓名不易找者扣分)。

、实验步骤

(一)明确要求,学习知识

自行组成4人一组坐到计算机前,认真阅读办报要求和时限,并查阅、参考、选择其他电子版报纸样式为我所用;

(二)组内讨论,设计报样

共同讨论、设计各个版面信息内容、信息类型、信息字数等,并画出自己简报样式草图。成功的版面设计既能引起读者对全部信息的关注,又能通过清晰、易懂的组织方式,产生视觉冲击效果,有助于表达与传递核心信息。

(三)分工编写各版面信息

分工收集、撰写各版面信息,提出完成时间要求;

(四)修改完善,组装版面

对照办报要求,共同检查、修改、筛选、补充各个版面信息,然后分工编辑、安排4个版面;4个版面组装一起,共同讨论、修改、完善;确定无误后A4纸输出。

(五)公开展览,打出成绩

用A3纸单面输出后,报张贴到指定教室墙上展览,用1节课给每份简报的总编、版面编辑打出3~5分(各占约1/3;评分单项目要清楚;不合要求者扣分);统计、登记时给总编加1分。

(六)反馈评价,修改完善

组织学生观看展览师生一起讨论、当场点评和分析。针对其中需改进的问题再进一步改进、提高。将现场展览的简报照相、录像、保存,供事后讨论、借鉴。

六、总结和评估

事后每人完成一篇不少于3000字的个人编写信息简报实验的总结评估报告和1篇两三百字的消息,综合报道本次活动的做法和意义(内含改写贺信内容)上交。

 

实验三:政府信息门户系统实验

实验课程

实验项目名称

实验

总学时

适用专业

实验类别

(可多选、打√)

实验性质

(可多选、打√)

验证性/演示性

综合性

设计性

基础课

专业

基础课

专业课

信息管理

电子政务

2

秘书学

 

 

 

一、实验目的

通过本实验,使学生初步掌握政府信息门户的相关知识点,了解政府信息门户所涉及的角色以及各角色所涉及的功能,熟悉政府信息门户系统中的相关流程、技巧和注意事项,并在此基础上理解政府信息门户系统的意义、优缺点以及进行政府信息门户系统改革的必要性。

二、实验原理

政府信息门户实验模块是以政府的门户网站为基础进行的政府后台信息设置及前台的信息门户交流的模拟实验。在本系统中,学生以不同的角色身份登陆系统:作为政府办公人员在后台不仅可以整合政府的各种对外服务功能、发布相关的信息,介绍政府部门的职能,政策法规,办事程序,也可以通过网站接受公众的参与和信息反馈;作为公众与企业又可以通过门户网站查询相关的政策信息,并进行反馈统计等操作,与政府实现充分交流。

三、实验仪器及材料

(一)实验材料

电子政务教学实践平台。

(二)实验仪器

电子政务教学实践平台软件,远程计算机联网,服务器。

、实验结果及其要求

(一)实验结果

1、前台政府信息门户栏目、信息资料发布(供查看或下载)的规划和设计;专题的规划和设计、内置组件(留言板、反馈系统、调查等)系统的生成与管理;链接的使用(友情链接、栏目链接、文章链接等)、首页的规划与生成、访问统计系统的使用、权限的设置与管理。

2、后台信息查看、信息搜索、留言板、反馈系统、调查系统、资料下载的生成与管理。

(二)实验结果要求

涉及到的角色:系统管理员(最高管理员)、普通用户(首页登陆)。

1、学生首次登陆时,必须要设定行政区规划名称。

2、本系统中的目录添加有权限限制,添加了一级目录后,必须要在权限管理中进行授权,才可以进行二级目录的添加,以此类推。

3、在设置首页生成时,注意所有的信息包括其子项,都必须为启用状态。

4、当所有的基础信息添加或更新完成后,点击首页生成,根据页面上的提示,将各种类型的信息添加或链接到首页的相关位置。点击后台管理上的登陆首页,生成首页。

、实验步骤

政府信息门户流程图:

 

(一)目录管理 

“目录”是按照一定次序开列出来供查找备考的事务名录,也叫目次,一般放在书刊的前面或者后面。目录管理分为一级目录、二级目录、三级目录的添加、修改、删除和设置。

(二)信息管理 

信息管理包含信息内容、专题的添加、修改、删除,还有信息和专题的审批。“专题”是指针对某个东西的内容集中收集。

(三)链接管理 

链接的添加、修改、删除和管理。

(四)登陆框管理 

登陆框的添加、修改和删除。

(五)意见反馈管理 

“意见反馈”是指针对某件事情所引起的意见、态度或行为。反馈意见的添加、修改、删除。

(六)调查系统管理 

调查的添加、修改、删除。“调查”是一种统计调查,它是为了某一特定目的,专门组织的一种搜集特定资料的统计调查。其形式主要是问卷调查、电话调查、媒介调查、走访调查、发表调查、座谈等。

 (七)用户管理 

用户的添加、修改、删除和角色的分配;用户对目录操作权限的管理。

(八)首页设置 

对首页上的不同的位置设置不同的内容。

 (九)访问统计管理 

访问统计管理分为访问统计和栏目信息统计。对政府信息门户访问的进行浏览器统计、来访者信息统计、操作系统统计,月统计等;对目录、信息的统计等。

六、思考题

政府信息门户是指:政府机构应用现代信息和通信技术,将管理和服务通过网络技术进行集成,在互联网上实现政府的最新动态和信息的发布,介绍政府部门的职能、政策法规、办事程序等;也可以通过网站接受公众的参与和信息反馈,方便公众与企业通过门户网站查询相关的政策信息,并进行反馈统计等操作,与政府实现充分交流。超越时间和空间及部门之间的分隔限制,向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的信息管理和服务。

请就以下三个问题写出实验小结:

(一)政府信息门户有哪些部分组成? 

(二)政府信息门户的产生对于公众和企业有什么好处?

(三)根据网站的实际需求,该信息门户系统怎样灵活的组合?有哪些优缺点?还可实现哪些扩展功能,使得政府信息门户更能体现不同的职能特色,避免千篇一律?

 

 

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